NGUYÊN TẮC TEAM XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ VỮNG MẠNH MÀ LEADER AI CŨNG PHẢI BIẾT

Các công ty ngày nay thường khuyến khích nhân viên làm việc theo nhóm để hoàn thành công việc một cách hoàn hảo nhất. Tuy nhiên, nhiều nhóm lại không thể phát huy hết tiềm năng của mình bởi nền tảng xây dựng ban đầu không vững chắc.

Đây làm một tình huống khá phổ biến có thể gặp ở bất kỳ công ty nào và cách giải quyết.

Trên thực tế, thu nhập của nhân viên kinh doanh dựa trên hoa hồng và họ phải làm việc cực nhọc trong nhiều giờ nhằm tìm kiếm và giữ chân khách hàng. Tuy nhiên, họ thường thất vọng khi nhân viên phòng Giao hàng làm chậm trễ việc giao hàng vì tìm thấy những lỗi nhỏ nhặt hoặc nhân viên phòng Dịch vụ khách hàng làm khách hàng phiền lòng vì có thái độ hờ hững đối với yêu cầu về thông tin.

Để thay đổi tình trạng trên, Dave đã chia toàn bộ thị trường quốc gia thành năm khu vực và tái tổ chức các phòng thành năm nhóm, mỗi nhóm phụ trách một khu vực. Mỗi nhóm gồm nhân viên kinh doanh, nhân viên phụ trách đơn hàng, nhân viên dịch vụ khách hàng và nhân viên phụ trợ. Khi hướng các nhân viên theo cách tổ chức mới, Dave đã dựa theo nguyên tắc quản trị gồm bốn mẫu tự T-E-A-M để phát triển nhóm.

1. TRAIN (Huấn luyện)

Trước khi bắt đầu cách tổ chức mới, vào cuối tuần, Dave tập hợp tất cả nhân viên kinh doanh để huấn luyện. Anh ấy giải thích chương trình mới sẽ hoạt động ra sao, nó khác với chương trình hiện hữu như thế nào và những lợi thế của việc phối hợp cùng nhau để đạt được mục tiêu xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.
Bằng cách thảo luận, thực tập đóng vai, tham gia tình huống giả định, nhóm đã được huấn luyện về cách thức cộng tác với nhau.

2. ENTHUSIASM (Nhiệt tình)

Để nhóm có thể hoạt động tốt, các thành viên không những cần chấp nhận ý tưởng, mà còn tiếp nhận nó một cách nhiệt tình. Dave đã học hỏi một số kỹ thuật trong thể thao bằng cách để mỗi nhóm tự chọn tên và sắc thái của mình. (Ban đầu, anh ấy định đặt tên cho mỗi nhóm, nhưng sau đó nhận ra rằng cứ để mỗi nhóm tự chọn tên cho mình sẽ hay hơn.) Dave thông báo rằng sẽ có những cuộc thi đấu giữa các nhóm dựa trên nhiều tiêu chí và có những giải thưởng, bao gồm từ những buổi ăn tối cho nhóm tới tiền thưởng.

3. ASSURANCE (Bảo đảm)

Các nhóm được bảo đảm rằng họ sẽ được trợ giúp. Dave và các quản trị viên cao cấp khác trong công ty sẽ ủng hộ họ tối đa về quảng cáo cũng như quảng bá bằng khoản ngân quỹ cụ thể. Mỗi nhóm được bảo đảm rằng những ý tưởng và đề xuất của họ sẽ được ban giám đốc ủng hộ.

4. MEASUREMENT (Đánh giá)

Người ta đặt ra các mục tiêu cụ thể cho mỗi nhóm và thông báo rõ ràng cách đánh giá ra sao. Người ta cũng sẽ thường xuyên đánh giá năng lực cho mỗi cá nhân, cộng với việc xem xét mỗi người làm việc như thế nào trong nhóm của mình. Khoản tiền thưởng và tăng lương sẽ được căn cứ vào năng suất của nhóm nhằm khuyến khích các thành viên trong nhóm hỗ trợ cho nhau.

Vào cuối năm đầu tiên kể từ lúc tái tổ chức hoạt động, doanh số đã gia tăng đáng kể. Thay vì để các đơn hàng bị chậm trễ do có lỗi nhỏ trên biểu mẫu, nhân viên phụ trách đơn hàng tìm ra nguyên nhân gây lỗi và sửa chữa nó ngay lập tức. Nhân viên dịch vụ khách hàng và nhân viên phụ trợ tìm mọi cách giúp đỡ khách hàng. Tinh thần phối hợp giữa nhân viên kinh doanh và các nhân viên còn lại tăng cao.

Việc xây dựng được các nhóm có tinh thần hợp tác tốt sẽ có nhiều lợi thế cho cơ quan, tổ chức. Những người biết cách cộng tác với nhau sẽ có năng suất cao hơn, hăng say làm việc và dễ dàng chấp nhận sự thay đổi. Điều đó thúc đẩy người ta làm việc nhiều hơn trong công sở và giúp tạo nên tinh thần đồng đội vốn rất quan trọng để đạt được mục tiêu.

(Theo cafebiz)