Tài chính - dòng tiền trong doanh nghiệp: Nguyên nhân làm dòng tiền của công ty suy yếu (Bài 2)

Trong chủ đề trước, ta đã lý giải được tại sao doanh nghiệp có thể chết ngay khi đang kinh doanh có lãi (lợi nhuận), thì ở bài 2, tiếp theo dòng chủ đề về kế hoạch tài chính và dòng tiền, người viết bài sẽ tiếp tục phân tích và chỉ ra những nguyên nhân dẫn đến dòng tiền của doanh nghiệp suy yếu, hệ lụy của nó là luôn quản lý tài chính bị động.

Quản trị tài chính lỏng yếu, suy yếu dòng tiền vì chính quan điểm tổ chức công việc
Giới chủ (các ông / bà chủ) đồng thời là giám đốc trong các doanh nghiệp hiện nay, do không được trang bị kiến thức nền tảng quản trị kinh doanh nên tất yếu là kiểm soát nội bộ lỏng lẻo, quản lý tài chính một cách áng chừng, không giữ kỷ luật tài chính phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Đặc thù của SME là tính gia đình trị cao, xây dựng và vận hành doanh nghiệp chủ yếu có tính tự phát xuất phát từ một nền tảng nghề nghiệp của "ông chủ" hoặc tách ra từ một mô hình thành công trước đó (nơi làm việc). Ví dụ một người thành thạo trong lĩnh vực xây dựng, cùng anh em / bạn bè / gia đình thành lập một doanh nghiệp xây lắp, khi đó nền tảng "dịch vụ cung ứng" thì có nhưng kiến thức nền kinh doanh lại chưa từng được chuẩn bị. Do đó, từ quản trị nhân sự, quản trị tài chính đều hết sức cảm tính, lỏng lẻo, không phân định đâu là tổ chức (công ty) đâu là của cá nhân.

Vì đặc thù khởi điểm như vậy, Ban giám đốc / hoặc giám đốc có xu hướng hoặc thậm chí không biết phải tổ chức quản lý công tác tài chính - kế toán - thuế như thế nào. Ở một số trường hợp khác thì có làm, có thực hiện nhưng lệ thuộc hoàn toàn vào nhân viên và nhân viên thì rất không ổn định. Ví dụ, kế toán bảo làm thế nào thì cũng phó mặc cho họ, chủ yếu chỉ tập trung làm báo cáo thuế và đối phó với kế toán thuế, hoàn toàn buôn lỏng kế toán - tài chính công ty. Điều này thật nguy hiểm và luôn tiềm ẩn những rủi ro rất lớn, không lấy gì làm nền tảng chắc chắn cho sự vững vàng của công ty trong dài hạn. Cộng với những thay đổi / khó khăn của môi trường kinh doanh, doanh nghiệp SME dường như càng ngày càng "teo đi" là vì thế.

Trong hoạt động của doanh nghiệp, mua bán chịu là tất yếu, hơn nhau ở chỗ quản lý và thực thi chính sách tín dụng công ty và sự vận hành - vào cuộc của các nhân sự quản lý cấp trung. Tuy vậy, ở hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay không xây dựng các quy chuẩn và định mức về giao dịch thương mại, chiết khấu, quản lý công nợ, quy chuẩn thanh toán. Ở một số công ty có quy mô nhỏ hơn thì mọi việc từ đàm phán, ký kết hợp đồng, quản lý thanh toán và công nợ đều chỉ do giám đốc hoặc một vài người "thân tín" có quan hệ trong gia đình thực hiện. Với xuất phát là hệ thống tài chính và tín dụng công ty yếu kém, trong rất nhiều trường hợp doanh nghiệp chỉ còn biết dựa vào uy tín của cá nhân giám đốc hoặc sự xoay sở của anh ta. Đó gọi là "One man show" trong quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng. Phần lớn các đơn hàng / hợp đồng đều chỉ được làm một cách khá qua loa với triết lý "anh em bạn hàng thì tin nhau là chính", bước kế tiếp là hoạt động giao nhận, thanh toán cũng rất ít khi được văn bản hóa một cách cẩn trọng.

Tất cả những nguyên nhân đó dều dẫn đến 3 rủi ro rất cơ bản là (1) - khó thu hồi công nợ với khoản doanh thu bán trả chậm; (2) - nếu rủi ro thanh toán đến từ đối tác thì rất yếu về bằng chứng để thực hiện các biên pháp cứng rắn để thu hồi hoăc trích lập dự phòng; (3) - Chỉ có người trực tiếp giao dịch mới có thể xử lý vấn đề công nợ, những nhân sự khác hoàn toàn đứng ngoài cuộc. Điều này làm cho dòng tiền luôn bị động so với doanh thu bán hàng.

Như một tập quán, chuyện thanh toán và thu hồi công nợ phải thu / khất nợ phải trả dường như mặc định là việc của kế toán, trong khi ai cũng hiểu rằng kỹ năng giao dịch và đàm phán của nhân sự kinh doanh hoặc mua hàng tốt hơn kế toán, kế toán chỉ là người làm những khâu công việc cuối cùng, kiện toàn hồ sơ và phối hợp. Ở nhiều doanh nghiệp, vì giao phó toàn bộ chuyện công nợ cho kế toán, với cách giao dịch thô cứng, hoàn toàn không có lợi trong giao dịch và chăm sóc khách hàng. Đến đây, tôi muốn nhấn mạnh một ý rằng: tham gia quản lý, thực thi thanh toán và công nợ cần có sự tham gia của các đầu mối công việc trong công ty chứ không phải mặc định là việc của kế toán hoặc giám đốc ôm đồm mà tự xử một mình. Chừng nào doanh nghiệp còn ở trạng thái quản lý tài chính thế này thì còn gặp khó khăn trong thu hồi công nợ, còn đối diện với rủi ro mất nợ, còn bị ép trong các thương vụ đòi hỏi hồ sơ thanh toán chặt chẽ.... và do đó, còn tiếp tục bị chiếm dụng tiền, còn tiếp tục bị động tài chính và phải dành nhiều thời gian cho việc "xoay sở" dòng tiền cho các khoản chi tiêu đến hạn.
Đuổi theo lợi nhuận, sử dụng quá mức đòn bẩy tài chính dẫn tới "sập bẫy"
Là người nhạy bén kinh doanh, nhiều giám đốc doanh nghiệp thường tính toán rất nhanh thặng số lợi nhuận cho các đơn hàng, hợp đồng. Nhưng đây cũng có thể chính là sai lầm vì:
Tính toán sơ bộ, ở thời điểm hiện tại - dự án hoặc hợp đồng đó hoàn toàn có lãi (lợi nhuận).
Nhưng lợi nhuận ấy hàm chứa trong nó bao nhiêu công nợ phải thu? thời hạn phải thu là bao nhiêu?
Ngân sách / nguồn huy động vốn của công ty có đủ để triển khai hay không? Có thể mua đầu vào chịu (trả chậm) với giá trị bao nhiêu và thời gian cầm cự nợ phải trả trong bao lâu?
Các nguồn lực thực hiện ngoài tiền có được bố trí thực hiện đúng tiến độ để đạt doanh thu đúng ký?
Nếu 4 câu hỏi lớn đó, không được mang ra cân đếm thận trọng, lập thành kịch bản triển khai kèm theo một kế hoạch ngân sách + kịch bản ứng phó rủi ro thanh toán thì rất nhiều khả năng là tưởng có lợi mà chẳng được gì.

​Nếu không phân tích và lập kế hoạch ngân sách khả thi từ trước, doanh nghiệp sẽ lao vào thương vụ với tình trạng "giật gấu vá vai", điều đó dẫn tới trễ tiến độ, dẫn tới vi phạm hợp đồng, dẫn tới nhiều hệ lụy khác... và bắt đầu mất điểm với đối tác, khách hàng, chủ đầu tư. Một khi đã mất điểm tin cậy trong mắt đối tác, chuyện chậm được thanh toán hoặc rủi ro công nợ gần như doanh nghiệp nắm chắc trong tay. Ở một trường hợp khác, doanh nghiệp có khả năng mua trả chậm, huy động vốn vay thực hiện cho bằng được đơn hàng nhưng yếu kém trong nghiệm thu và thanh toán nợ phải thu thì ngay lập tức nhìn thấy mất cán cân thanh toán - "sử dụng quá mức đòn bẩy tài chính" hoặc vay tiền cho người khác tiêu.
Khi lâm vào tình trạng như vừa phân tích, chắc quý vị cũng đồng tình với tôi rằng, lợi nhuận trong trường hợp này chưa có giá trị nhiều, cốt yếu phải là lợi nhuận song hành với dòng tiền vào luôn ở trạng thái "chủ động tài chính" mới tốt.

Không lập kế hoạch ngân sách, tùy tiện chi tiêu, sử dụng tiền sai mục đích
Tôi dám khẳng định trên 90% doanh nghiệp SME không lập kế hoạch ngân sách, không tổ chức quản trị tài chính - kế toán nội bộ, và do đó khá tùy tiện trong chi tiêu. Trong rất nhiều quyết định chi tiêu của các giám đốc mà nếu không được điều chỉnh bởi một kế hoạch tài chính - ngân sách thì đó thường là chi tiêu vào "tiêu sản" hoặc sử dụng sai mục đích của "món tiền". Các ngân hàng hiện nay sợ nhất là doanh nghiệp sử dụng sai mục đích tiền vay, rất tiếc điều đó vẫn diễn ra. Hơn thế nữa là sử dụng sai sai vòng quay của món tiền hoặc đầu tư vào "sở đoản". Dù quy mô công ty có to đến cỡ nào, bao nhiêu năm lịch sử thương trường thì bài học nhãn tiền cho việc đầu tư sai vào "sở đoản", sai về vòng quay của món tiền (tiền ngắn mag đầu tư mua sắm dài) thì đều "chết".

Nhân sự quản lý công ty / giám đốc thiếu am tường trong quản trị tài chính nên khi có tiền, không phân bổ cân đối các món tiền theo hoạt động và định hướng: người có máu đầu tư kinh doanh có xu hướng ném nhiều tiền vào đầu tư mua sắm trang thiết bị, xây dựng mở rộng, khuyến trương thanh thế và các cơ sở, bỏ qua hoàn toàn phân tích hiệu quả và dòng tiền về, chỉ cảm tính rằng "điều đó rất khả thi". Tức là nhầm lẫn giữ hiệu quả kinh doanh đo bằng tiền với "kỳ vọng". Một khi đã ném tiền quá mức vào kỳ vọng, ảnh hưởng tới hoạt động tối thiểu hàng ngày thì bắt đầu xẩy ra các rủi ro trong nội bộ, và tiếp tục một cuộc rượt đuổi đầu tư mở rộng không có hồi kết cho tới khi nào hết khả năng chi trả hoặc phải chấp nhận "cắt lỗ" để cứu những gì còn có thể "vớt vát".

Một số trường hợp cá biệt khác là khi thấy có dòng tiền về (được một khoản) thì nhầm lẫn giữa tiền công ty và tiền cá nhân, mang đầu tư tiêu sài hoàn toàn cho mục đích cá nhân như: xe, nhà và các mua sắm khác không trực tiếp tham gia quá trình tạo doanh thu và lợi nhuận. Nếu tiền đó là doanh thu đã thu thì chưa đáng ngại, nhưng nếu đó chỉ là tiền thu trước, tiền đầu tư, tiền vay để thực thi hợp đồng dự án (bản chất là khoản phải trả) mà đã vội chi tiêu thì thật quá rủi ro.
Vậy doanh nghiệp và Giám đốc các doanh nghiệp nên làm gì?

Hà Quỳnh - thành viên khởi nghiệp Việt Nam